如何在Outlook中创建和使用模板？ Author: Siluvia Last Modified: 2025-07-31 如果您经常撰写类似的邮件，手动重新输入相同的内容会非常耗时且效率低下。Outlook内置的邮件模板功能可以帮助您保存并重复使用常用的邮件内容，从而简化工作流程、减少重复任务并保持沟通的一致性。然而，为了获得更快、更流畅的体验，Kutools for Outlook 提供了高级的自动图文集功能，可以简化模板管理，实现快速插入、更好的组织以及轻松访问已保存的内容。
在Outlook中手动创建和使用邮件发送模板（手动操作 & 耗时）
通过 Kutools for Outlook 轻松在Outlook中创建和使用模板 👍 （快速 & 无缝）
在Outlook中创建和使用邮件发送模板如果您经常发送类似的邮件，Outlook允许您创建邮件模板以节省时间并保持一致性。然而，使用这些模板需要多个步骤，对于频繁使用的用户来说效率较低。以下是手动创建和使用Outlook模板的方法。
步骤1：创建Outlook邮件模板1. 打开Outlook，然后点击“主页”>“新建邮件”以撰写新邮件。
2. 输入要保存为模板的邮件内容。
3. 完成后，点击“文件”>“另存为”。
4. 在“另存为”对话框中，选择一个文件夹（默认情况下，模板保存在： C:\Users\YourUserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\），命名文件，并从“保存类型”下拉菜单中选择Outlook模板 (*.oft)。
5. 点击“保存”以存储模板。
步骤2：使用Outlook邮件模板1. 在“主页”选项卡上，点击“新建项目”>“更多项目”>“选择表单”。
2. 在“选择表单”对话框中，请执行以下操作：
1). 在“查找范围”下拉菜单中，选择“文件系统中的用户模板”。 2). 找到并选择您之前创建的模板。 3). 点击“打开”。
3. 进行必要的编辑，添加收件人并发送邮件。
💡 提示：Outlook模板仅适用于新邮件。如果要在回复或转发中插入模板，则必须手动复制并粘贴内容。Outlook内置模板方法的局限性： ❌ 对于频繁使用来说效率低下：对于每天依赖模板的用户而言，步骤过多。 ❌ 无法一键插入：模板不能通过单击插入。 ❌ 不适用于回复/转发：Outlook模板仅适用于新邮件，回复时需手动复制粘贴。 ❌ 更新耗时：更新模板需要单独修改已保存的文件。 ❌ 组织混乱：没有结构化的方式来分类或管理模板。 如果您想要一种更快、更友好的方式来创建和插入模板，Kutools for Outlook 提供了一种更高效的解决方案。
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通过 Kutools for Outlook 轻松在Outlook中创建和使用模板 👍虽然Outlook内置的模板功能很有用，但每次插入模板时都需要多个步骤。Kutools for Outlook 的自动图文集功能简化了这一过程，只需单击即可保存、组织和插入邮件模板。这使其成为频繁发送重复邮件用户的理想解决方案，既快速又直观。
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1. 打开Outlook，然后点击“Kutools”>“资源库”，在Outlook窗口右侧打开 Kutools 自动图文集窗格。
2. 选择邮件正文中要保存为模板的内容，然后点击“添加”按钮。
3. 在“新建自动图文集”对话框中：
1). 在“名称”字段中输入模板的名称。 2). 从“类别”下拉菜单中选择一个类别以便更好地组织。（您也可以通过点击“新建类别”来创建新类别。） 3). 点击“添加”以保存模板。
4. 模板现在已存储在自动图文集窗格中。每当需要将其插入邮件时，只需点击保存的条目，它将立即添加到您的邮件中。
为什么使用 Kutools for Outlook 的自动图文集功能？ ✅ 一键插入：只需单击即可将模板即时插入到新邮件、回复或转发中。 ✅ 无处不在：与Outlook的默认方法不同，您可以在回复和转发中使用模板，无需额外步骤。 ✅ 更好的组织：对模板进行分类以便快速检索，而不是滚动浏览长长的列表。 ✅ 快速访问面板：直接从 Kutools 窗格查看和插入模板——无需浏览文件。 注意： 要应用 Kutools for Outlook 的自动图文集 功能，首先，您需要下载并安装 Kutools for Outlook。 演示：通过 Kutools for Outlook 轻松在Outlook中创建和使用模板 在这个视频中发现Kutools / Kutools Plus选项卡，由Kutools for Outlook添加。现在，包括AI功能在内的大多数功能都是免费的！专业版功能提供 30-天无限制试用！
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